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一篇文章带您了解如何在德国办理文件领事认证

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如何在德国办理领事认证手续————


一篇文章让你了解如何将德国境内的文件通过公证和领事认证程序办理成被中国境内行政机关接受的有效文件

一、概述

         领事认证是指领事认证机构根据自然人、法人或其他组织的申请,对国内涉外公证书、其他证明文书或国外有关文书上最后一个印鉴、签名的真实性予以确认的活动。领事认证的目的是使一国出具的文书能在其他国家境内得以承认,不会因怀疑文书上的印鉴、签名的真实性而影响其域外的法律效力。领事认证不对公证书或者其他证明文书证明的事项行使证明职能,不对文书内容本身的真实性、合法性负责,文书内容由文书出具机构负责。

         我国国内领事认证机构,是指外交部、外交部委托的地方人民政府外事部门(以下称地方外办)。我国国外领事认证机构,是指驻外使领馆以及外交部委托的其他驻外机构。

拟在华使用的由德国司法机构、政府部门、公司企业、社会团体、民间组织、公证员等出具的各类民事和商事文书,只有办理了领事认证才能被中国政府及有关机构认可。

具体而言,任何在德国的德国或第三国公民或法人,都可以通过中国驻德国使领馆办理文书外交认证。

二、常见的文书类及特例

1. 德国出生证明(Geburtsurkunde

         在德国,出生证明在很多场合下都会被要求提供,申请儿童金及生育金、办理保险、入托入学等都需要提供。要在德国出生,无论父母双方的国籍如何,都可以/应当向所在地的民政部门申请出生证明。德国的出生证上载明了新生儿的姓名、国籍、出生地及出生日期,以及父母双方的姓名和国籍。出生证明除了德语版本外,还可以要求国际版,即有德文、法文和英文三种语言。

          在德国出生的中国籍孩子若之后在中国国内申报户口, 就学等,是需要提供出生证明的。而德语或国际版出生证明原件国内公安户籍部门是不接受的,需要出示中国驻德使领馆的公证认证件(国内派出所称之为使馆认证贴)。

2. 德国无犯罪记录证明(Führungszeugnis)

         无犯罪证明在德国也是很常见的证明文书,由联邦司法部出具的无犯罪记录的证明材料。比如在申请博士学位,求职,以及担任公司高管等职务时,都会要求提供。自2016年起,无犯罪证明可以在线申请,而不必像之前申请人必须到其所在地市政厅申请。在线申请地址为:https://xn--fhrungszeugnis-beantragen-fwc.de/。

        如果申请人在德国登记的户籍已经注销,不在德国境内居住的,则应当在德国驻外使领馆递交申请。

3. 德国高校毕业证书(Hochschulurkunden)

         一般情况下,在德国公立和私立高校毕业取得的学历证书,可以通过中国教育部留学服务中心申请国(境)外学历认证。国(境)外学历只有经过认证,才能被中国国内机构和任职单位在办理相关手续时接纳。但是教育涉外监管信息网上公布的外国高校名单是供公众查询的参考名单。国(境)外学历学位认证按照《教育部留学服务中心国(境)外学历学位认证评估办法》对国外院校的资质进行核查,并对符合认证标准的院校提供认证服务。认证中心的认证范围和涉外监管网的名单会存在差异。有些国(境)外高校或其专业和学制并不在名单中,存在无法认证或者认证结果与实际取得学位有差异的情况。还有的申请人在国(境)外进行了学历制教育培训或相关的职业培训,该证书无法通过教育部留学服务中心的学历认证程序来完成的,则可以通过外交认证的方式来完成。

4. 德国产品进口原产地证明(Ursprungszeugnis)

         原产地证书是贸易关系人交接货物、结算货款、索赔理赔、进口国通关验收、征收关税的有效凭证,它还是享受配额待遇,因为进口国对不同出口国实行不同贸易政策的凭证。德国和中国均给予对方最惠国待遇,享受优惠的海关关税。这就需要在海关申报时提供进口产品的原产地证明,德语:Ursprungszeugnis。原产地证明,其实就相当于产品的出生证明,在之后的商品流通环节也非常重要。

          原产地证明通常在出口商企业或个体工商户住所所在地工商会(IHK)申请,必须使用欧盟国家统一的红色申请表格(原件)和黄色的副本,不允许使用复印件。工商会经审查后开具原产地证明。申请开具原产地证明表格的信息包括发货人信息、收货人信息、原产国正式名称、运输方式、单据号码、产品详情、数量等信息。原产地证明一旦开出,未经德国工商会同意,不得自行涂写修改,否则视同为伪造官方文件的行为。原产地证明可以用德文,也可以用英文填写,但是所用的语言必须一致不得混用。

5. 德国企业的商业登记证书及法人身份证件(Handelsregisterauszug und Ausweis)

         在中国境内登记设立外商企业,无论是外商独资还是中外合资企业,无论外国投资人是自然人还是法人,都需要向工商行政主管部门提交“投资者的主体资格证明或自然人身份证明”。而“外国投资者的主体资格证明或身份证明应经其本国主管机关公证后送我国驻该国使(领)馆认证。如其本国与我国没有外交关系,则应当经与我国有外交关系的第三国驻该国使(领)馆认证,再由我国驻该第三国使(领)馆认证。某些国家的海外属地出具的文书,应先在该属地办妥公证,再经该国外交机构认证,最后由我国驻该国使(领)馆认证。中国与有关国家缔结或者共同参加的国际条约对认证另有规定的除外”。(摘自北京市市场监督管理局外商投资企业登记材料要求)

         这就是说德国自然人和法人在中国境内独资或者和中方合资设立外商投资企业的,需要将其在德国境内企业商业登记证书及法人身份证书或自然人身份证书通过三级认证程序办理领事认证,才能够被中国境内的工商登记部门接受。

         以上所列是一些典型的认证文件类型,除此之外,在德国居留的中国公民,办理某些特定个人证明文件时,例如,未婚声明公证,房产委托公证,放弃继承权声明公证,健在证明,等等,可以选择直接在驻德使领馆申请办理上述文件的领事公证。值得一提的是,根据驻德使馆2017年9月8日发布的“关于办理公证有关情况的通知”明确指出:“根据《中华人民共和国公证法》确立的真实、合法原则,参照2017年8月14日《司法部关于公证执业“五不准”的通知》相关精神,申请人申请办理涉处分房产或其他重大财产的有关公证,应提交房产证明或财产权属证明、身份证明、夫妻关系证明等办证材料原件,且驻外使领馆作为行使公证职能的国家机关应对有关材料的真实性进行审查核实。鉴于驻外使领馆不具备对上述材料进行实质审查的条件,因此不再办理上述公证。涉股权交易、贷款、行使股东投票权利等公司事务类公证根据上述原则亦不予办理。”根据以上通知,在德国居留的公民委托国内亲友买、卖房产的委托授权书无法在驻德使领馆办理领事公证,但是在这种情况下,也可以通过德国三级认证程序办理领事认证,最终在获得国内认可的委托授权书。

三、三级认证和领事认证程序

1.  获得原始文件(不同来源)和初次公证或一级公证(Vorbeglaubigung

         文件初次公证的受理机关,是由出具文件原件的性质和作出决定的具体单位决定的。德国各级行政部门所出具的文件,比如出生证明、未婚证明、无犯罪记录证明   由相应的行政机关受理初次公证。例外情形比如德国工商会(IHK)作为具备一定自治管理职能的准政府部门,其所出具和确认的的原产地证书(Ursprungszeugnis),商业发票(Handelsrechnung)和产品说明(Produktbeschreibungen)等文书,可不经初次公证(一级认证),直接申请做再次公证(二级认证)。

         在德国境内企业或个人所签署的文件,例如,商业合同、法律声明、委托授权书、遗嘱,等文件本身是非行政司法部门出具的,则需先经德国公证处制成具有公法效力的公证文书(notarielleUrkunde),才能办理后续的公证认证手续。而德国各级法院所做的司法判决,德国公证处出具的公证文书,法庭宣誓翻译所做的翻译文书,由本辖区所在的州级法院受理初次公证(Vorbeglaubigung)。

         值得注意的是,如果上述德国境内出具的文件用于香港特区或澳门特区,可以直接办理海牙认证(Apostille)。海牙认证与一般认证(Legalisation)的区别在于,海牙认证无需再经中国驻德国使领馆的认证。中国大陆不是《海牙公约》成员国,不承认海牙公证文书,因此用于中国内地的认证文件,必须经中国驻德国使领馆的认证。

2.再公证或二级公证(Endbeglaubigung

         经行政部门或州法院做出了初级公证的文件必须由德国联邦外交机构对初次公证文书上官方办事人员签字真实性进行确认,德国联邦外交部目前将这项职能委托给位于科隆市的联邦行政管理局(Bundesverwaltungsamt)代办,德国境内所有再次公证的手续都需在此办理。只有经过再次公证的文书,才能提交给中国驻德国使领馆进行领事认证认证。在向德国联邦行政管理局递交公证申请时,需要明确给出文件将要使用的国家,比如中国。

         对于文书翻译件的公证原则上不是强制的,但在实践中往往文书文件在中国使用时,国内的行政管理部门还要求提供有效力的原件翻译的公证认证件。那么则需要将之前在德国行政部门或州法院做好的初级公证文件,经由德国法庭宣誓翻译进行中文翻译,并和原公证件装订在一起,再交由主管的州法院进行公证后,才可以向德国联邦行政管理局同时申请进行原公证文件和翻译件的再公证。

3. 领事认证或三级外交领事认证(Legalisation

         最后的认证手续一般由申请人住所地辖区的中国驻德国使领馆受理,驻柏林大使馆领事部受理柏林市和勃兰登堡州、梅前州、萨克森州、萨安州、图灵根州五个东德联邦州的领事认证,驻杜塞尔多夫总领事馆负责受理北威州的领事认证,驻汉堡总领事馆负责受理汉堡市、不来梅市、石荷州和下萨克森州的领事认证,驻法兰克福总领事馆负责黑森州、莱法州、萨尔州和巴符州的领事认证,驻慕尼黑总领事馆负责受理巴伐利亚州的领事认证。请在中国驻德国使领馆官网上提前下载并填写认证申请表格,和相应材料到使领馆进行办理。详情可以参阅驻德使领馆网站。

四、公证及领事认证程序简图

1. 不需要中文翻译的文件认证程序

原始文件(行政机关开具或公证处经过公证)——>相应的行政机关或主管的州法院再公证——>科隆行政管理局最终公证——>中国驻德使领馆领事认证

2. 需要中文翻译的文件认证程序

原始文件(行政机关开具或公证处经过公证)——> 相应的行政机关或主管的州法院再公证——> 法庭宣誓翻译进行翻译并装订盖章 ——> 法庭宣誓翻译主管的州法院就翻译印鉴进行公证——>科隆行政管理局最终公证——>中国驻德使领馆领事认证(两份认证,即原件和翻译件)

五、相关链接及信息

中国驻德国大使馆:http://de.china-embassy.org/chn/

中国驻杜塞尔多夫总领馆:http://dusseldorf.china-consulate.org/chn/

中国驻汉堡总领馆:http://hamburg.china-consulate.org/chn/

中国驻法兰克福总领馆:http://hamburg.china-consulate.org/chn/

中国驻慕尼黑总领馆:http://munich.china-consulate.org/chn/

德国联邦行政管理局(公证认证页面):https://www.bva.bund.de/DE/Services/Unternehmen-Verbaende/Compliance-Recht/Apostillen-Beglaubigungen/_documents/Info_Beglaubigung_Kachel.html

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王耀箴 律师

德国杜塞尔多夫律师协会认证外籍律师

中国驻杜塞尔多夫总领事馆领事保护联络员

王耀箴律作为杜塞尔多夫律师协会会员和认证的外籍律师在德国执业。王耀箴是京师德国律师事务所的管理合伙人,同时还是北京京师律师事务所德国法律服务部主任。王律师与律所其他同事一起,就德国和中国的所有法律问题为客户提供优质服务。他拥有多年的执业经验,协助许多中资企业的中国投资人在德国设立企业,并提供法律支持。此外,他还为计划在中国拓展业务、在中国设立子公司或合资公司的德语企业提供中国法律服务。在律师工作之外,王耀箴先生自2017年起担任杜塞尔多夫德中友好协会GDCF e.V.常务副主席,负责协会经济工作委员会工作和中国事务,组织并参与了很多中德活动。

Dr. Christoph Junck 荣格 律师

劳动法专业律师头衔

商法和公司法专业律师头衔

克里斯多夫 荣格博士拥有25年以上的德国律师从业经验。他同时拥有劳动法、商法和公司法两个专业律师头衔。荣格博士长期在劳动法,公司法方面服务于德国中型企业。无论是作为雇主方代表律师,或者雇员代表律师,荣格博士都凭借其专业,严谨,高效的服务作风长期以来深受客户的赞誉。在客户签订每一项劳动合同或者其他商业合同之前,荣格博士会以他丰富的专业知识和经验给出意见。处理复杂的企业治理结构和股权架构事项也正是荣格博士的业务专长。荣格博士可以用德语、英语和俄语和客户交流。

Reinhold Poppek 博培克 律师

1984年创建了博培克律师事务所,并致力于为欧洲以及其他国家的公司提供法律服务

在德国和欧洲成立子公司

收购或参股德国和欧洲的公司

做为一家专业的收购、并购股份有限公司监事会副主席

北威州投资促进署常年合作伙伴

为众多中国公司在欧洲子公司的成立提供咨询顾问

从1988年起成为德中经济协会成员,该协会成立于1987年

作为1995年成立的欧洲律师协会的创始人之一

作为1984年德国-西班牙律师协会的创始人之一

专业业务领域:公司法, 公司收购、并购, 外国人法等

博培克律师可以用德语、英语、西班牙语和法语与客户交流

Daniel Albrecht 阿博雷希特 律师

Daniel Albrecht,德国律师,思达客(北京)知识产权代理有限公司的总经理,并兼任欧美亚教育联盟(UWEE)国际校区客座教授。

他还是欧盟中小企业中国知识产权服务处外部专家、一带一路国际人才专项基金(中国国际人才交流基金会)专家、欧洲共同体商标协会(ECTA)反假冒委员会成员及欧洲品牌所有人协会(MARQUES)网络空间团队成员。

Daniel 曾担任中国德国商会华北区董事会成员及中国政法大学民法客座教授。还曾发表多篇有关中国知识产权保护以及电子商务领域的文章。

他的擅长领域为公司法,商法,商标法以及劳动法。此外同时开展协助客户完成复杂合同文件的起草以及谈判等工作,并为买卖公共或私人企业的国际商业行为提供咨询服务。其客户群由来自不同领域的外国企业或外国投资企业组成。在加入思达客之前,Daniel曾任职一家知名的中国律师事务所及日本历史最久的外国律师事务所。在日本时,Daniel在公司法及知识产权法领域代表的企业多为德语系企业,他与中国的首次专业接触,是于2004年作为法律职员任职。

Oliver Wasiela 瓦泽勒 律师

劳动法专业律师头衔

瓦泽勒律师拥有超过15年的律师执业经验,并拥有劳动法专业律师头衔。他高度的专业能力和职业精神致力于实现客户的目标,保护客户的利益。对他来说,与客户建立密切的个人关系以及以信任和个性化的专业服务尤为重要。他在个人和集体劳动法的所有领域,例如在解雇、警告、解雇费、终止合同、时限、推荐信、非全时工作、工资支付、加班和假期等领域提供咨询和代理;在工作合同和集体谈判法方面有多年的从业经验。

他会切实可行、经济合理地解决客户的法律问题。对此,他并不是理论化的提供现成的法律概念,而是针对具体的问题提供经过个性化的思考、以目标为导向的实用策略。这也意味着,他很大程度上从实践的角度分析案件的机会和风险。瓦泽勒律师坚信,只要有恒心、有毅力、有技巧,特别是有经验,即使在困难的情况下也能取得好的成绩。

Julia Wittich维特希律师

婚姻家庭法专业律师头衔

维特希律师拥有婚姻家庭法专业律师头衔,在婚姻家庭法方面有着多年丰富的职业经验。她同时还是优秀的法律程序管理人。她的业务领域包括婚姻家庭法,外国人居留法和移民法等。

在处理外国人居留等法律业务方面,维特希律师有着丰富的实践经验。此外,跨国婚姻和儿童保护法也是她的业务重点。分所简介京师德国分所是北京京师律师事务所在德国设立的一家德国律师事务所,总部位于德国北莱茵威斯特法伦州首府——杜塞尔多夫,并在科隆市和杜伊斯堡市设有分所办公室。
作为京师律师事务所继波兰、新加坡、柬埔寨、加拿大后正式成立的第5家海外办公室,京师德国分所已完成了与德国本地律师事务所的合作整合,现有团队成员12人,其中,中、德国律师8人,律师助理和税务助理、行政人员4人。办公室位于杜塞尔多夫市商业中心国王大道中段,拥有办公面积近200平方米,商业氛围好,交通便利,能为中国和德国客户提供全方位的双向法律、税务和商务等服务。此外,京师德国分所与德国境内本地律师事务所、会计师事务所、公证处、房地产公司、商业咨询公司已经建立起长期、广泛的合作网络,可以更加直接、快捷地为各级政府部门、企事业单位和个人的涉德经济、文化等交流活动提供优质的法律服务,特别是为中国企业进入德国市场、扩展在德业务保驾护航。

图:京师德国分所外部及内部环境

京师德国分所律师曾多次协助中国驻德使领馆处理中国公民领事保护案件,律所也因其专业的法律服务受聘为德国多个城市的经促部门、政府驻德代表处、中资机构、德国各地中国商会、企事业单位以及德国华人华侨社会团体等的法律顾问。律所致力于秉承“最大程度维护客户利益”的服务理念,力求为客户提供专业、高效和个性化的一站式法律与税务服务。

京师德国分所的业务覆盖德国公司法、民商事法、劳动法、不动产法、居留法(移民法)、交通运输及物流法、知识产权法、融资租赁法、投资法、银行及资本市场法等方面的法律服务,此外,分所还提供税务、商务和会计等领域的综合性服务。

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